Tuinfeest in eigen hof

Lapin Quotidien en John&Jane


Halfweg maart regende het annulaties bij Lapin Quotidien, het evenementenbureau van Laurent Lootens uit Knokke. Alleen Voka weigerde de handdoek in de ring te gooien. Dus bedacht Lootens een alternatief voor het jaarlijkse Tuinfeest, dat hij uitwerkte met het eventteam van Voka West-Vlaanderen en met het team van John & Jane, onder leiding van Katrien Vermeire en Nico Lameire. Samen zorgen zij voor een originele online invulling van ons jaarlijkse evenement.

Even entertainend als goede televisie

– Lapin Quotidien

‘Wat is het doel van het jaarlijkse Tuinfeest?’, vroeg Lootens zich af toen hij begon te brainstormen over een coronaproof alternatief. Hij zag 3 belangrijke elementen: inhoud brengen, een belevenis creëren en netwerken mogelijk maken. Voor hem de ideale gelegenheid om de principes van entertainmentmarketing toe te passen, het onderwerp én de titel van het boek dat hij in maart publiceerde. “Het is mijn overtuiging dat merken moeten entertainen, dus ook digitaal”, aldus Lootens. Een online alternatief voor een Algemene vergadering met aansluitend Tuinfeest moet dus ook een beetje leuk zijn om naar te kijken. “Thuis, achter hun computer of tablet, zijn mensen sneller afgeleid dan op een event. Je kan dus niet zomaar een spreker op een podium filmen zoals op een webinar. Het moet flitsen, entertainen, je concurreert tenslotte met televisie”, zegt Lootens. Met extra elementen kan je zo’n online event tot een totale belevenis maken. Daarom krijgen de deelnemers aan het digitale tuinfeest thuis ook een ‘beatbox’, met gadgets en cocktails. Het Tuinfeest zelf krijgt een gevarieerde inhoud, met live-interventies, reportages van op verschillende plekken en op het einde een DJ-set. Daarna kan er echt online genetwerkt worden. Lootens ziet veel toekomst in deze aanpak. “Dit is zeker niet het einde van de echte ontmoetingen. Integendeel, een gemengde jaarplanning kan zorgen voor meer contacten met je doelgroep. Bij een digitale belevenis kan je meer focussen op de inhoud, en je kan digitaal vaker organiseren. Live events kan je dan bewuster gebruiken om persoonlijke relaties op te bouwen.”

“Bij een digitale belevenis kan je meer focussen op de inhoud, en je kan digitaal vaker organiseren.”

Laurent Lootens

Geen plan B, maar een sprong vooruit

– John&Jane

Katrien Vermeire, managing director bij John & Jane, leverancier van klank, licht, video en decor bij evenementen, was enorm blij toen ze hoorde dat het Tuinfeest toch zou doorgaan. “Ik vind dit een zeer goed en krachtig signaal van Voka West-Vlaanderen. Niet alleen voor onze sector, maar voor iedereen. We mogen niet terugplooien, maar moeten geloven dat het beter wordt, en er ook alles aan doen zodat dingen beter worden. Dus Nico en ikzelf gingen met plezier in op de vraag van Laurent om samen te werken. Dit is voor ons geen plan B, maar een sprong vooruit. Ik geloof in deze nieuwe vorm van creatieve business-evenementen.” Vermeire steekt haar laaiend enthousiasme niet onder stoelen of banken. “We denken al langer na over hoe we evenementen anders kunnen aanpakken. Door corona wordt dit nu versneld. Het is een logische stap. We gaan meer combinaties zien in de toekomst. Bijvoorbeeld van gefilmde evenementen die je online kan volgen, maar met een klein publiek. En dan kan je een meet & greet organiseren met de keynote speaker. Want events blijven belangrijk in een marketingplan, om iets te vieren of je contacten te onderhouden. De vraag is of iedereen er live bij moet zijn.” Online evenementen vragen wel meer voorbereiding, zeker als je het technische aspect verzorgt, zoals John & Jane. “Je hebt veel meer partijen nodig, een regisseur bijvoorbeeld. Sprekers moeten op de juiste plaats staan, op het juiste moment beginnen, alles moet tot in de puntjes zijn voorbereid. Je moet dus een paar keer repeteren. En het liefst een leuke locatie kiezen, geen saaie studio. Maar daar zijn wij voor natuurlijk, om de organisatie al die praktische zorgen uit handen te nemen.” Voor het Tuinfeest van Voka hoefde Vermeire alvast niet ver te zoeken naar een fijne locatie: de daktuin van John & Jane bleek een ideale setting.

“Ik geloof in deze nieuwe vorm van creatieve business-evenementen.”

Katrien Vermeire

Terug naar inhoudstafel